Par Yasmine Gueldi.
Quel que soit le domaine d’activité, la mise en place d’un projet doit nécessairement incorporer une phase de planification. Compte tenu de l’immensité de la tâche à accomplir et de l’urgence des délais, cette étape entraîne bien souvent de la frustration et du stress chez les responsables de projet. Cela donne parfois lieu à de nombreux défauts qui peuvent grandement affecter le travail en soi ainsi que les résultats attendus.
Afin d’éviter, ou de réduire au maximum ce genre de situations, il est important de connaître certaines erreurs à éviter lors de la planification d’un projet.
En quoi consiste la phase de planification d’un projet ?
Avant d’aborder les pièges à éviter, une petite piqûre de rappel s’impose. En effet, définir clairement les contours de ce qu’est une planification de projet permet de poser une bonne base pour la suite.
La planification de projet est la phase au cours de laquelle sont définies toutes les tâches afférentes au projet ainsi que leur charge. Elle permet d’établir une estimation globale du projet au travers de ses différentes étapes, de son exécution jusqu’à sa clôture.
Cette phase est importante car elle formalise les étapes du projet et leurs diverses implications. Il est alors plus facile de savoir par où commencer et dans quelle direction aller.
Que faut-il absolument éviter lors de la planification d’un projet ?
Aucune planification n’est parfaite. Il n’est donc pas possible d’éviter à 100 % les impairs, imprévus ou bévues.
Cependant, une bonne préparation et l’adoption de certaines règles permettent de réduire considérablement les risques.
Vouloir être trop perfectionniste
Il est normal de vouloir établir un planning en bonne et due forme. Cela témoigne du sérieux, du professionnalisme et de l’engouement des parties concernées.
Néanmoins, il faut faire attention à ne pas sombrer dans le piège du perfectionnisme.
En effet, le mieux est souvent l’ennemi du bien. Chercher à faire constamment de meilleures modifications ne servira pas forcément au projet. Bien au contraire, cela peut entraîner des retards ou des paralysies.
De plus, il n’est absolument pas nécessaire d’avoir un planning ultradétaillé avant de lancer le projet. Surtout lorsqu’on sait que le planning est généralement ajusté au cours du projet en fonction de ses hauts et de ses bas.
Une ébauche comprenant les points importants est largement suffisante pour démarrer la plupart du temps.
Ne pas correctement définir les responsabilités dès le début
Lors de phase de planification, il est important de définir les responsabilités de chacun des intervenants à la réalisation du projet. Cela permet de savoir si les tâches sont réalisables dans les délais prévus et si les parties concernées sont aptes à endosser les responsabilités qui leur incombent. La prise en compte de ces éléments est importante, au risque de fausser l’exécution et les résultats attendus.
En outre, ne pas définir clairement les responsabilités fait que l’équipe va manquer de coordination et très souvent aller dans la mauvaise direction.
Élaborer individuellement le planning
Le responsable du projet ne doit en aucun cas tenir compte de sa seule vision pour élaborer le planning. Il doit travailler en étroite collaboration avec toutes les parties concernées afin de produire le plan le plus adapté possible.
Toutes les parties prenantes sont responsables du succès du projet et doivent donc être associées à l’élaboration du plan.
De plus, cette démarche évite de produire un planning sur la base d’une vision étriquée.
Procrastiner constamment
À l’inverse du perfectionnisme, la procrastination revient plutôt à repousser sans cesse les tâches relatives à l’élaboration du plan.
Alors, le respect des délais et l’efficacité du travail s’en trouvent alors fortement impactés.
Conséquemment, il en résulte une paralysie fonctionnelle, au même titre que celle engendrée par le perfectionnisme. Il faut de ce fait absolument éviter de procrastiner.
Ne pas se servir des ressources à disposition
Un autre piège très récurrent en phase de planification consiste à vouloir partir de zéro. Grave erreur ! En plus d’être énormément chronophage, la création d’un planning à partir de rien n’est absolument pas efficiente.
Afin de limiter des efforts inutiles et trop laborieux, il ne faut pas hésiter à se servir de modèles préexistants et d’outils faits pour : tel que le fameux diagramme de Gantt.
Ne pas définir clairement les objectifs
Cela peut paraître stupide de prime abord. Pourtant, c’est l’une des erreurs les plus faciles à commettre en planification de projet.
Premièrement, parce que les objectifs sont souvent confondus au but. Ce qui est un énorme écueil, le but étant le résultat à atteindre sur le long terme et les objectifs l’ensemble des réalisations à court terme permettant de se rapprocher du but. La plupart du temps, on définit le but à atteindre et on le confond aux objectifs. Cela posera un énorme problème lorsqu’il faudra mettre le projet en exécution.
Deuxièmement, parce que même dans le cas où des objectifs sont définis, cela reste grave s’ils ne le sont pas de manière claire et précise. En effet, il est important de délimiter avec précision le cadre de chaque objectif afin que chacun puisse jouer sa partition.
Il est difficile de poursuivre un objectif s’il n’y a qu’une idée vague de ce en quoi il consiste.
Ne pas prévoir une gestion des risques
Peu importent l’attention et les précautions mises en place dans la préparation et la gestion d’un projet, le risque zéro n’existe pas.
Il est impossible de tout prévoir et d’assurer avec certitude que le projet ne comporte aucune faille ou ne rencontrera pas de situations imprévues.
Ainsi, dès la phase de planification, il est important de mettre en place une gestion des risques. Elle devra ensuite être maintenue tout au long du projet car de nouveaux risques apparaîtront à chaque phase.
À noter que la gestion des risques n’est pas une solution miracle mais elle améliore les chances de réussite du projet en optimisant la prise de décision, la communication et l’anticipation.
Conclusion
Mettre en place un projet, c’est d’abord le planifier.
La planification est donc une phase déterminante dans la gestion d’un projet. Elle le formalise en le passant de ses balbutiements à l’établissement d’un planning clair.
Cependant, avec tout le travail qu’elle représente, il est également facile de tomber dans certains pièges lors de son exécution. Ils peuvent aller du simple perfectionnisme à l’oubli de la gestion des risques.
Il est donc important de garder un esprit ouvert, collaboratif et d’analyse lors de cette phase.
