Aujourd’hui, les participants aux réunions viennent bardés de leur portable, tablette, phablette ou smartphone, dans le but légitime d’enregistrer plus rapidement les notes à prendre. En réalité ils en profitent pour consulter subrepticement les informations entrantes, mails, SMS et autres alertes Internet.
Gérer les réunions pour améliorer la productivité de l’entreprise
Les réunions devraient être un moyen d’améliorer la productivité de l’entreprise. Quand on réunit toute une équipe dans une pièce pendant une heure pour travailler ensemble sur un sujet important, il vaudrait mieux que le retour sur investissement soit positif.
L’essentiel de la valeur ajoutée d’une réunion est de permettre à ses participants de se concentrer ensemble pour élaborer des solutions et mettre en œuvre des plans d’action. Les discussions devraient être ouvertes et les échanges fructueux. Or, cette fusion ne peut pas se produire lorsque les différents cerveaux autour de la table se trouvent sur des planètes différentes en train de vérifier leur messagerie ou de réfléchir aux réponses à apporter aux sollicitations apparues à l’instant sur leur engin électronique.
Ce n’est pas une question de génération. C’est la question de savoir si, dans une réunion, nos compagnons électroniques peuvent servir à autre chose qu’au traitement des sujets à l’ordre du jour.
Assurer la discipline
Nous ne pouvons faire qu’une chose à la fois et perdons énormément en efficacité lorsque nous tentons de devenir multi-tâches. Quelques-uns d’entre nous souffrent même d’une addiction à la technologie et aux nouvelles informations, qui nous détournent de ce qui se dit autour de nous. Il est impossible alors de se concentrer pour participer aux débats, les commentaires clés n’y sont pas entendus et les nuances des différentes interventions totalement ignorées. Les autres participants peuvent alors, à juste titre, se sentir maltraités et même insultés, considérer que ces réunions indisciplinées sont une perte de temps, qu’au lieu d’être résolus les problèmes posés ont été amplifiés.
Que faire alors ? Le mieux est d’instaurer une discipline. Moins de réunions, des réunions moins longues et l’obligation de garder les outils électroniques dans les poches, éteints. Bref rien qui puisse détourner l’attention des participants. Si le sujet exige une réunion plus longue, instaurez le 50/10. Cinquante minutes de concentration, dix minutes de pause pour consulter mails et messages. Nous sommes à l’âge de l’information reine et disposons d’outils puissants. C’est bien. Mais gardons-en le contrôle et surtout, sachons ne pas nous laisser distraire lorsque notre cerveau doit s’exprimer avec clarté et interagir intelligemment en collectivité.
Léonard de Vinci avait raison quand il affirmait que « La rigueur vient toujours à bout de l’obstacle ».
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