CHORUS : 4 inconvénients pour les entreprises

CHORUS est le nouveau système d’information budgétaire et comptable de l’État. À compter du 1er janvier 2018, de nombreuses entreprises en relation d’affaires avec l’administration seront tenues de s’y inscrire, afin de pouvoir être payées.

Par Philippe Jaunet.

Si vous ne travaillez pas en lien avec l’administration (vous, ou l’entreprise au sein de laquelle vous travaillez), ce papier n’est, a priori, pas fait pour vous.

Toutefois, avant de passer votre chemin…

… dites-vous bien qu’il pourrait vous concerner dans un avenir assez proche !

Petite parenthèse, où l’on montre que ce qui intéresse, aujourd’hui, une poignée d’entreprises pourrait bien, à terme, régir l’ensemble du secteur privé

« Nul n’est censé ignorer la loi », dit-on.

Fort de cet adage, il paraît inutile de vous demander si vous connaissez l’article 222 de la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, plus connue sous le nom de LOI MACRON…

Au cas où vous n’auriez jamais entendu parler de cette disposition, rappelons qu’elle autorise le gouvernement « à prendre par ordonnance, dans un délai de neuf mois à compter de la promulgation de la présente loi, toute mesure relevant du domaine de la loi afin de permettre le développement de la facturation électronique dans les relations entre les entreprises, par l’institution d’une obligation, applicable aux contrats en cours, d’acceptation des factures émises sous forme dématérialisée, entrant en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées. »

Pour le dire plus simplement : cette loi de 2015 habilitait le gouvernement à prendre une ordonnance ayant pour objet de modifier les contrats en cours, afin d’imposer aux entreprises la dématérialisation de leurs factures à destination d’une autre entreprise.

Naturellement, vous l’aurez compris : aucune ordonnance n’ayant été prise durant le délai imparti par la loi, les factures « papier » sont encore permises en France ! Seulement, le fait mérite d’être signalé : qu’il s’agisse de Bercy, de Matignon ou de l’Élysée, les décideurs publics ont déjà conçu le projet d’imposer la dématérialisation des factures aux entreprises… d’autant que cette règle est, elle, déjà obligatoire pour les entreprises en relation avec l’administration.

À l’origine de ce projet, la réforme de la comptabilité publique

Depuis quelques années en effet, l’administration française a complètement repensé son cadre comptable.

L’article 27 de la nouvelle Loi Organique n° 2001-692 du 1 août 2001 relative aux Lois de Finances (LOLF) dispose que « L’État tient une comptabilité des recettes et des dépenses budgétaires et une comptabilité générale de l’ensemble de ses opérations. En outre, il met en œuvre une comptabilité destinée à analyser les coûts des différentes actions engagées dans le cadre des programmes. »

Cette triple comptabilité – comptabilité budgétaire, comptabilité générale et comptabilité d’analyse des coûts – est destinée à garantir la fiabilité des comptes de l’État, l’article 27 de la LOLF précisant que « Les comptes de l’État doivent être réguliers, sincères, et donner une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière. »

À cette fin, le gouvernement a pris le décret n° 2005-122 du 11 février 2005 portant création d’un service à compétence nationale dénommé Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE).

Ce service administratif rattaché au ministre chargé du budget était chargé de mener à son terme l’Application Coordonnée de Comptabilisation, d’ORdonnancement et de paiement de la Dépense (ACCORD) qui avait été initiée par l’administration à la fin des années 1990.

Mais, plutôt que de coordonner les divers logiciels que l’administration utilisait à l’époque, l’AIF a préféré les remplacer par un tout un nouveau système comptable : CHORUS. Conçu sur la base du progiciel de gestion intégré de la société SAP, ce système comptable fit ses premières armes en 2008 dans quelques ministères, avant d’être étendu en 2012 à l’ensemble des services de l’État.

En quoi cette réforme purement administrative intéressait-elle les entreprises privées ?

Apparemment : en rien. Il faut bien comprendre, en effet, que CHORUS est une application comptable dont les défauts intéressent avant tout les citoyens, soucieux d’avoir un État correctement géré1. Seulement, nous n’apprendrons à personne que la comptabilité d’une entité n’a pas seulement pour objet la bonne tenue de ses comptes ; elle s’étend à ses manifestations matérielles, avec d’un côté l’encaisse des revenus, et de l’autre, le règlement des dépenses.

C’est ainsi que CHORUS a été aménagé de manière à pouvoir accueillir les factures des entreprises en relation commerciale avec l’État, devenant CHORUS FACTURE, puis CHORUS PRO.

Si la dématérialisation des factures a d’abord été laissée au libre choix des entreprises2, elle a été très vite rendue obligatoire, bien qu’étalée dans le temps3.

Au 1er janvier 2017, seules les entreprises de plus 5000 salariés étaient visées. Mais au 1er janvier 2018, c’est au tour des entreprises de taille intermédiaire (de 250 à 4999 salariés) de s’y mettre, les petites et moyennes entreprises (de 10 à 249 salariés) ayant encore un délai d’un an pour s’adapter, les microentreprises (de moins de 10 salariés) ayant, elles, jusqu’au 1er janvier 2020…

Toujours est-il que, d’ici quelques semaines, ce ne sont plus seulement les grands groupes, mais des dizaines de milliers d’entreprises de taille intermédiaire qui vont être amenées à utiliser CHORUS PRO pour obtenir un paiement de la part de l’administration.

Est-ce que le passage, obligé, à CHORUS PRO pose problème ?

Selon l’administration : non, et ce parce que tout le monde sortirait gagnant de la réforme – l’État bien sûr, mais aussi les entreprises. Pensez-donc : au lieu d’imprimer leur facture puis de l’envoyer par la poste, celles-ci peuvent désormais contacter l’administration sans se déplacer, en se connectant à une interface où ils laisseront leurs documents sous forme électronique.

On imagine aisément le gain de temps et d’argent que procure un tel système pour les entreprises en relation commerciale avec l’État, d’autant qu’elles peuvent suivre l’avancement du traitement de leur demande « en temps réel. »

De fait, le 22 novembre dernier, s’est déroulé à Bercy un colloque auquel participaient notamment Régine Diyani, l’actuelle directrice de l’AIFE, Gilles Babinet, le digital champion de la France auprès de la Commission européenne, et divers représentants du monde de l’entreprise4. Tous, se sont félicités du succès rencontré par CHORUS PRO, qui a traité dix millions de factures tout au long de l’année 20175. Et à aucun moment, ils n’ont évoqué de quelconques difficultés.

Malheureusement, il faut peut-être se garder d’être trop optimiste…

Premier inconvénient : les tracas informatiques

Soyons clair : CHORUS PRO ne présente pas le caractère « d’usine à gaz » que tout utilisateur a pu ressentir avec les Déclarations Sociales Nominatives (DSN), dont l’envoi à l’administration est devenu un véritable calvaire pour bon nombre de comptables indépendants, de gestionnaires de paie salariés et, bien sûr, d’informaticiens contraints de retravailler leurs logiciels…

(Le sujet, d’importance, méritant une étude… à venir6).

Pour autant, CHORUS PRO souffre de quelques défauts, qu’il est bon de signaler aux néophytes.

D’abord, rien, sur le site, n’indique si l’administration exige d’autres informations que le numéro d’engagement (comme par exemple, un code de service). Une certaine connaissance de ses interlocuteurs est donc nécessaire, avant même de se connecter au site.

Ensuite, il n’est pas rare qu’un document expédié à l’administration ne passe pas… le serveur étant ou saturé, ou en panne, ce qui empêche toute réception instantanée et oblige à recommencer la procédure, au prix de retards parfois conséquents.

Et même une fois le document expédié, il faut s’attendre à quelques mauvaises surprises… et donc, prendre patience jusqu’à ce que l’opération ait été pleinement confirmée – CHORUS PRO se bornant à indiquer, pendant l’attente, que le fichier est « en cours de traitement. » Patience et rigueur dans le suivi des dossiers doivent être de mise… d’autant que les opérations de maintenance ne sont pas systématiquement annoncées !

Enfin, il importe de souligner que – sauf peut-être pour les utilisateurs confirmés – l’interface de CHORUS PRO est tout, sauf intuitive… ce qui n’est pas sans dérouter les utilisateurs occasionnels, qui peuvent éprouver de réelles difficultés à se repérer sur le site. Un cas de figure récurrent est celui des factures qui, une fois déposées, semblent « hors d’atteinte », étant seulement reconnaissables par le numéro qui leur est attribué lors de l’enregistrement.

Deuxième inconvénient : les coûts financiers

Là encore, pas d’erreur : l’accès au site de CHORUS PRO est bien entendu gratuit. Mais des frais seront inévitablement occasionnés, selon les choix de l’entreprise…

Il existe en effet trois modes d’accès à CHORUS PRO :

Le mode « Portail » ;

Le mode « Échange de Données Informatisées » (EDI) ;

Et le mode « Service ».

Le mode « Portail » est celui où l’entreprise dépose manuellement ses documents sur le site. S’il est entièrement gratuit, c’est aussi le plus rudimentaire…

Comprenons-bien que l’entreprise, qui a déjà saisi ces données sur son propre ordinateur, va devoir les reprendre à nouveau. Eh oui : finies, ces bonnes vieilles photocopies !

Aussi, pour éviter les doubles saisies, l’entreprise peut-elle opter pour le mode « EDI », qui lui permet d’émettre ses documents par flux, ce qui implique, évidemment, de procéder à un raccordement technique entre CHORUS PRO et le système d’information de l’entreprise, capable de gérer les flux dématérialisés.

L’entreprise peut également opter pour le mode « Service » qui lui permettra d’envoyer ses documents via une interface de programmation applicative – en anglais : Application Programming Interface (API) – qu’il lui faut, là encore, acquérir.

Bref : dans ces deux derniers cas, des frais sont à prévoir (achat de logiciel, maintenance informatique…). Et ce n’est pas fini ! Car, outre les frais inhérents à ces procédés, il appartient encore à l’entreprise de recourir aux services d’un tiers chargé de l’authentifier : une société, à choisir parmi une liste limitée, qui lui délivrera, moyennant finances, un certificat électronique permettant de l’identifier, elle et les documents qu’elle émet.

Ceci pour dire que, contrairement à ce qu’on peut lire ici ou là, tout n’est pas gratuit… Et même s’il existe dans le commerce des logiciels relativement peu onéreux, il appartient aux entreprises de bien se renseigner avant tout achat, afin d’opter pour la solution qui leur convient réellement !

Troisième inconvénient : les cas particuliers… quasi-insolubles

Comme souvent avec l’administration, tout se passe bien lorsque vous ne vous écartez pas du schéma standard ; mais malheur à vous si vous ne rentrez pas dans une case préétablie !

Un problème, désormais réglé, mais qui a causé de sérieux soucis à certaines entreprises, a été celui de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA). Son taux, on le sait, n’est pas partout identique, puisqu’il est déterminé en fonction de nombreux critères… alors que CHORUS PRO – pourtant pensé par les agents du ministère des finances – ne connaissait qu’un taux de TVA unique !

Un autre problème, actuel celui-là, mérite d’être signalé : celui des relations multipartites. CHORUS PRO a été pensé pour des relations simples acheteur – fournisseur, qu’on retrouve dans les marchés publics de fournitures et de services.

En revanche, il s’avère tout simplement inadapté pour les relations plus complexes, comme les marchés publics de travaux et certains marchés publics industriels. La difficulté, ici, vient non de l’activité, mais de ce qu’elle mobilise plus de deux intervenants, puisqu’à côté de l’acheteur public et de son fournisseur (c’est-à-dire ici l’entreprise titulaire du marché) on peut trouver ses sous-traitants (pour peu qu’ils aient été admis à un paiement direct de l’administration) ainsi qu’un maître d’œuvre, chargé, en raison de sa compétence technique, de diriger l’exécution du marché pour le compte de l’acheteur public.

Ce tiers est appelé à valider des documents dans CHORUS PRO… sans que cela ait été prévu au contrat ! Il s’ensuit – outre une modification par voie d’avenant des marchés déjà conclus– que les maîtres d’œuvre doivent récupérer certains documents anciens, puis le cas échéant, les numériser, pour enfin les transmettre au serveur de l’administration – autant de travail supplémentaire… non-prévu à l’époque !

Et pour finir, toujours, un risque de retard dans le paiement

La réforme ne les a en effet pas éliminés ; et si l’Observatoire des délais de paiement se veut rassurant – la France ayant significativement réduit son retard en la matière, ces dernières années –le fait est que les retards de paiement restent nombreux, en particulier dans certains secteurs souffrant, il faut bien le dire, d’une réduction de crédits7.

Encore qu’il ne faille pas tout mettre sur le dos d’un manque de moyens : dans certaines administrations, des documents nécessaires à la finalisation de la dépense sont expédiés lentement en raison de dysfonctionnements internes, qui ne sont pas imputables à un manque de personnel.

Pour conclure : renseignez-vous, pour mieux vous préparer !

On l’aura compris : on est loin de la simplification annoncée « sans heurts » !

Et si vous vous posez encore des questions au sujet de CHORUS PRO, inscrivez-vous ici, avant de cliquer , pour pouvoir retirer toute une série de documents pratiques qui se révéleront particulièrement utiles si vous voulez affronter la question… sereinement.

  1. La Cour des comptes a rendu plusieurs rapports publics émettant de sérieuses réserves quant à la certification des comptes publics dans CHORUS, le respect de la règle du service fait ne pouvant être assurée puisque, dès réception des biens ou des services commandés par l’État, le système comptabilise automatiquement la somme d’argent correspondante alors que, juridiquement, la dette ne devrait pas être retenue (« CHORUS et les systèmes d’information financière de l’État », in Rapport annuel 2011, pp. 265-294). Si ces réserves ont été partiellement levées, la Cour des comptes estime que CHORUS fait peser un risque significatif sur la fiabilité des enregistrements comptables, non compensé par des contrôles automatiques ou manuels suffisants. « Si la mise en place de CHORUS a permis d’automatiser une grande partie des écritures comptables, les saisies manuelles demeurent fréquentes et sont, par nature, source d’erreurs. Pour prévenir leur survenance, des contrôles automatiques devraient normalement être mis en place au sein du progiciel de manière à alerter l’utilisateur et, dans certains cas, à bloquer la saisie d’écritures erronées. À défaut, le risque d’erreurs est d’autant plus élevé que, d’une part, il n’est pas possible d’identifier toutes les écritures d’origine manuelle postérieurement à leur saisie et, d’autre part, le nombre d’utilisateurs ayant accès à CHORUS est important. Or, les contrôles d’habilitations réalisés par certains ministères souffrent de l’absence d’une supervision centralisée qui permettrait de s’assurer de leur efficacité. En outre, le progiciel est encore trop souvent utilisé selon une logique qui conduit à s’écarter, en cours d’exercice, des principes de la comptabilité générale. Par exemple, la demande de paiement y est fréquemment saisie sans certification préalable du service fait ou de manière concomitante à ce dernier ; dans les deux cas, l’enregistrement des opérations reste fondé sur les principes d’une comptabilité de caisse, ce qui rend nécessaire l’enregistrement de nombreuses écritures de fin d’exercice » (Finances et comptes publics. Certification des comptes de l’État 2016, pp. 22-23).
  2. Loi n° 2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l’économie, art. 25.
  3. Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, art. 3.
  4. Le colloque du 22 novembre 2017 « Facturation électronique, vecteur de performance publique », a été filmé. La vidéo est disponible ici.
  5. Le cap des dix millions de factures a été franchi début décembre, selon ce tweet de l’AIFE.
  6. N’hésitez pas à me contacter si vous désirez témoigner des difficultés rencontrées avec les DSN. Ceux qui ont quelque connaissance du sujet savent que les critiques sont soigneusement étouffées. Pour un exemple, presque caricatural, lisez cet entretien accordé par l’un des responsables du projet au quotidien La Tribune… et les commentaires indignés des lecteurs qui lui font suite !
  7. Rapport annuel de l’Observatoire des délais de paiement 2016, pp. 33-36, 53-79.